Comment structurer l’information dans votre entreprise pour gagner en efficacité ?

Aujourd’hui, l’accès à l’information est un levier stratégique dans toute entreprise. Une gestion efficace des données internes est indispensable pour une prise de décision rapide et éclairée. Cependant, trouver la bonne information et faire le tri parmi des données mal organisées peut rapidement devenir une source de frustration et de perte de temps.

Si la flexibilité dans la gestion des informations est un atout indéniable, elle peut se transformer en frein sans une structure adaptée. Structurer l’information ne signifie pas restreindre cette souplesse, mais au contraire, la renforcer en éliminant les inefficacités et en fluidifiant vos processus.

Dans cet article, découvrez notre méthode pour structurer l’information dans votre entreprise et améliorer votre efficacité tout en préservant votre agilité.

Pourquoi structurer vos flux de communication ?

Pour optimiser vos échanges internes, il est essentiel de différencier vos flux d’informations.

Nous les classons en trois grandes catégories : l’informatif, l’organisationnel, et le décisionnel.

Identifier et organiser ces catégories vous permet de prioriser vos efforts, de mieux gérer vos données et de garantir un accès rapide à ce qui est essentiel pour vos collaborateurs.

1. L’informatif

Ces informations servent de référence. Elles doivent être stockées par écrit et accessibles en consultation à tout moment. Limiter ces données à une transmission orale peut entraîner des pertes ou des malentendus, et elles ne concernent pas directement vos supports destinés à vos clients.

Exemple : Une date de lancement prévue dans les semaines à venir.

Ce type d’information représente environ 70% de votre flux. Toutefois, leur gestion ne devrait consommer que 10% de votre énergie, car elles sont principalement consultatives. Une organisation efficace garantit que leur traitement est rapide et sans friction.

Chez IPO35, nous intégrons ces informations dans le moteur de calcul de notre logiciel Speed-Ordo, les rendant accessibles à tous les collaborateurs concernés via une interface intuitive.

2. L’organisationnel

Les informations organisationnelles sont également écrites, mais elles sont destinées à un cercle restreint de collaborateurs. Ces données nécessitent une attention particulière et doivent être mises en évidence dans vos outils pour permettre une action rapide et ciblée.

Exemple : Un lancement prévu dans la journée.

Ces informations représentent 20% de votre flux, et leur traitement mobilise environ 20% de votre énergie. Elles concernent souvent des tâches à court terme ou des directives nécessitant une exécution immédiate.

Avec Speed-Ordo, IPO35 rend ces données accessibles via des fenêtres spécifiques permettant de passer de la gestion quotidienne à une anticipation stratégique des priorités.

3. Le décisionnel

Les informations décisionnelles émergent souvent à la suite d’aléas internes ou externes. Elles nécessitent un échange entre plusieurs parties prenantes pour être correctement interprétées et exécutées. Ces données sont stratégiques et doivent être priorisées pour garantir une prise de décision éclairée.

Exemple : Un changement dans les lancements prévus.

Bien que ce flux ne représente que 10% des informations, il consomme 70% de votre énergie, car il regroupe les décisions ayant la plus forte valeur ajoutée. Ces informations impliquent souvent des discussions approfondies et des analyses poussées.

Avec le moteur de calcul d’ordonnancement intégré à Speed-Ordo, IPO35 vous offre la possibilité de simuler et réadapter votre organisation en temps réel, vous permettant de répondre rapidement aux imprévus.

Adoptez une gestion efficace de l’information dès aujourd’hui pour plus d’efficacité

Structurer vos flux de communication est une démarche essentielle pour gagner en clarté, en efficacité et en performance. Cela vous permet de réduire les pertes de temps, d’améliorer vos échanges internes et de vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée dans votre entreprise.

En adoptant cette approche, vous renforcez votre réactivité, optimisez vos processus internes et améliorez globalement les performances de votre entreprise.